در این جلسه روسای ستاد مکه گزارش هایی از شرایط موجود و امکانات و اقدامات صورت گرفته و برخی مشکلاتی که در مسیر انجام امور وجود داشته ارائه کردند.
همچنین نماینده سازمان حج و زیارت در عربستان هم از آخرین مذاکرات با موسسه مطوفین و معاونین حج کشور میزبان گزارشی داد و گفت : هم اکنون همه امور به درستی انجام شده و  شرایط  برای خدمات رسانی به زائران ایرانی در عرفات و منا  مطلوب است.
غلامرضا رضایی گفت ، چادرهای زائرین ایرانی مجهز به کولرهای مناسب شده و در بازدیدهای متعددی که از سرزمین عرفات داشتیم  از موسسه مطوفین حجاج ایرانی هم خواسته شد که خدمات خود را در سطح بالاتر و با شرایط مطلوبتری نسبت به سال گذشته ارائه دهند و برای افزایش  نیروهای فنی لازم  درارائه خدمات پشتیبانی کولرها و در صورت نیاز تعمیرات سریع آنها در ایام تشریق اقدام نمایند.
 وی اظهار کرد : با توجه به آسیب شناسی حج سال قبل ، آسیب ها و نواقص کار احصا شده و ضمن آنکه بخشی که در اختیار ماست مرتفع شده به طرف سعودی هم برای ارائه خدمات به صورت شفاف اعلام شده و آنها هم در صدد رفع مشکلات هستند .
رضایی تصریح کرد : برای آنکه کار تسریع و به بهترین شکل انجام شود ، از مسولین موسسه مطوفین خواستیم با حضور در عرفات ، منا و مزدلفه  شخصا نیازهای چادرهای ایرانی را برطرف نمایند و هم اکنون در این مناطق بویژه منا و عرفات حضور جدی دارند و برای تسهیل و انجام امور اقدام می کنند.